افزایش بهره‌وری و کارایی در محیط کار: راهکارها و تکنولوژی‌های کاربردی

راه حل هایی برای بهبود عملکرد و کارآمدی بیشتر در کار خود

از آنجایی که اکثر مردم حداقل هشت ساعت در روز را در دفتر می گذرانند، توصیه می شود از برخی تکنیک ها برای سازماندهی بیشتر و در نتیجه بهره وری در محل کار استفاده کنند. اگر می خواهید فعالیت کاری خود را بهبود ببخشید و کارآمدتر باشید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که چند تغییر کوچک در نحوه مدیریت کارهای روزانه خود ایجاد کنید.

1. چگونه در محل کار سازماندهی کنیم – نکات و ترفندها

مطالعات نشان داده است که افراد زمان زیادی را برای جستجوی اشیا و فایل‌های مورد نیاز خود در کار خود تلف می‌کنند که منجر به بهره‌وری کمتر می‌شود.

بهره وری نتیجه کارایی است، یعنی انجام بیشتر و سریعتر، اما با تلاش کمتر. برای استفاده بهینه از زمان، باید فعالیت های خود را به خوبی سازماندهی کنید. بنابراین، یادگیری نحوه سازماندهی بهتر در محل کار، چه روی میز، رایانه یا با برنامه ضروری است.

در اینجا چند نکته برای شما و تیمتان وجود دارد:

دفترکار را مرتب و تمیز نگه دارید

با دقت به اطراف خود نگاه کنید و از شر اشیایی که نیاز ندارید، مانند فایل‌ها یا اسناد قدیمی یا کابل‌ها خلاص شوید. برای داشتن یک دفتر کار سازماندهی شده بهتر، مهم است که راه حل های سازمانی مانند فضای ذخیره سازی، قفسه کتاب، پوشه ها و تقویم های هوشمند ارائه دهید.

علاوه بر این، مطالعات متعدد نشان داده اند که فضای کار محیطی است که می تواند منجر به رشد باکتری شود. بنابراین، تمیز کردن فضای کاری باید در اولویت قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که شما سالم و سازنده خواهید بود.

یک کار را در یک زمان انجام دهید

برخلاف تصور رایج، زمانی که چندوظیفه ای انجام می دهید کمتر به دست می آورید و سازماندهی در این راه دشوارتر است. اگر در حین صحبت کردن با تلفن، ایمیل خود را چک کنید، در حین کار، در مقابل رایانه خود ناهار بخورید، در حالی که در یک جلسه کاری هستید، در شبکه های اجتماعی پیمایش کنید، ممکن است کیفیت کار شما تحت تأثیر قرار گیرد – همه فعالیت ها بیشتر طول می کشد و سطح استرس افزایش خواهد یافت

بنابراین، هنگامی که توجه شما تقسیم می شود، نمی توانید 100٪ روی کار تمرکز کنید، بنابراین ممکن است زمان بیشتری برای تکمیل هر دو کار با هم نسبت به انجام یک کار در یک زمان صرف شود.

دسکتاپ خود را مرتب نگه دارید

منظور از Workspace نه تنها خود دفتر، بلکه دستگاه‌هایی است که روی آنها کار می‌کنید. بنابراین، فایل‌های رایانه شخصی شما و حتی روی تلفن باید در پوشه‌هایی با نام‌هایی که به راحتی پیدا می‌شوند مرتب شوند. به این ترتیب، زمان گرانبهایی را برای یافتن فایلی که باید برای یک مشتری مهم ارسال کنید، هدر نخواهید داد.

فعالیت رسانه های اجتماعی خود را محدود کنید

یک فرد به طور متوسط ​​تقریباً دو ساعت و نیم را در شبکه های اجتماعی سپری می کند. شکی نیست که رسانه های اجتماعی وقت گیر هستند – این نه تنها یک ابزار اجتماعی شدن است، بلکه عنصری است که می تواند به راحتی حواس افراد را پرت کند، بنابراین کاهش زمان صرف شده در فضای آنلاین برای سازماندهی بیشتر در محل کار بسیار مفید خواهد بود.

2. چگونه با استفاده از فناوری سازماندهی بیشتری در محل کار داشته باشیم

فناوری بخش مهمی از زندگی روزمره است و بسیاری از کارها را برای کسانی که می‌خواهند زمان خود را به نحو احسن سپری کنند آسان‌تر می‌کند. و مهمترین ابزارها تلفن و لپ تاپ شما هستند که می توانند میزبان ده ها برنامه مفید برای کار شما باشند. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

نرم افزار OKR

اگر می‌خواهید اهداف و نتایج کلیدی واضحی برای خود و تیمتان تعیین کنید، چنین نرم‌افزاری پاسخ شماست. روش OKR یک تغییر برای بسیاری از کسب و کارها است و با استفاده صحیح، پتانسیل آن را دارد که تلاش تیمی را با استراتژی جهانی و نیازهای واقعی مشتری هماهنگ کند. روش OKR که توسط اینتل اختراع شده و توسط غول های صنعت فناوری پذیرفته شده است، به یک روش پذیرفته شده برای مدیریت محصول فناوری تبدیل شده است.

یادآورها و برنامه ریزان

برنامه‌هایی وجود دارند که می‌توانند قبل از یک مهلت به شما اعلان‌ها را بدهند و به شما این امکان را می‌دهند که درباره جلسات آینده و سایر رویدادها یادداشت برداری کنید. به این ترتیب می توانید مطمئن شوید که هیچ قرار ملاقات مهم و سررسید را از دست نمی دهید!

نرم افزار Onboarding

این نوع نرم‌افزار که برای تیم‌ها ایده‌آل است، به اعضا کمک می‌کند از یک تجربه کارمند عالی لذت ببرند. این را می توان از طریق یک نمایه شخصی و ابزارهایی که می تواند تعامل و ارتباط طبیعی در داخل گروه را ارتقا بخشد، ایجاد شود. یک نرم‌افزار داخلی، از طریق ویژگی‌هایی که به آنها کمک می‌کند زمان و اطلاعات را به شیوه‌ای کارآمدتر مدیریت کنند، زندگی اعضای تیم را آسان‌تر می‌کند.

مدیریت منابع انسانی

این نوع نرم افزارها برای کمک به سازماندهی بیشتر در محل کار بسیار مفید هستند. سیستم مدیریت Mirro را انتخاب کنید و از آن برای تمرکز بر وظایف خود استفاده کنید. از روزهای تعطیل تا سازمان‌دهی اسناد، نرم‌افزار HR هوشمند ما در وقت و هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند، در حالی که می‌توانید سازنده باشید و روی کارهای مهم دیگر تمرکز کنید.

ردیاب های تناسب اندام

وقتی نوبت به سازماندهی و بهره وری بیشتر در کار می شود، افراد زیادی سلامت را در نظر نمی گیرند. زمانی که مشغول هستید و روی کارتان متمرکز هستید، ممکن است زمان صرف غذا را فراموش کنید یا حتی یک لیوان آب بنوشید. اما، معمولاً به صورت رایگان در دسترس هستند، این ردیاب ها می توانند به شما کمک کنند نه تنها فعالیت بدنی خود را در طول روز مشاهده کنید، بلکه برنامه های غذایی سالمی نیز ایجاد کنید.

بسته به ترجیحات و اهداف شما – پرانرژی بودن، سالم تر بودن، کاهش وزن – این برنامه می تواند به شما هشدارهایی در مورد زمان صرف غذا در زمانی که نیاز به استراحت برای یک میان وعده دارید بدهد و به شما یادآوری کند که مقداری آب بنوشید.

بنابراین سازماندهی در محل کار کلید موفقیت است. در یک محیط ایده آل، اعضای تیم باید با هم کار کنند تا فضایی تمیز و مرتب ایجاد کنند که به هر فرد کمک کند به پتانسیل واقعی خود دست یابد.