۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری

1. قورباغه ات راقورت بده

مارک تواین گفت: «اگر وظیفه شما خوردن قورباغه است، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید. و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است اول بزرگترین قورباغه را بخورید.”

همه چیز در مورد اولویت بندی است. ابتدا مهم ترین کارها را انجام دهید و پس از اتمام، به کارهایی که کمتر مرتبط هستند بروید. این به شما کمک می کند تا گردش کار را بهتر سازماندهی کنید و کارآمد شوید. به همین سادگی!

2. به طور منظم استراحت کنید

کار بدون وقفه ممکن است بیشتر از اینکه فایده داشته باشد، ضرر داشته باشد. ما به استراحت نیاز داریم تا مغزمان تازه شود و سپس دوباره روی کار تمرکز کند.

می توانید از تکنیک پومودورو استفاده کنید یا به پیاده روی کوتاهی بروید. فصلی از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه درست کنید. یا وقت آزاد خود را صرف یادگیری چیزهای جدید با تماشای فیلم های مستند در پلتفرم های پخش ویدئو مانند نتفلیکس کنید. برای به دست آوردن یک اتصال قابل اعتماد می توانید از VPN استفاده کنید. انتخاب یک سرگرمی جدید مانند نواختن یک ساز (برای ایده ها به مؤسسه موزیسین مراجعه کنید) همچنین می تواند راهی سرگرم کننده و مهیج برای گذراندن وقت استراحت باشد.

برای بهبود تکنیک های مدیریت زمان خود استراحت کنید و احساس شادابی کنید. این به شما بهره وری قابل توجهی می دهد.

البته، وقتی جریان فوق العاده قدرتمندی دارید، گاهی اوقات، کار کردن در یک رشته طولانی اشکالی ندارد. اما انجام این کار در دراز مدت باعث می شود احساس خستگی کنید و خلاقیت شما را کاهش می دهد. استراحت برای بهره وری و رفاه شما خوب است.

و برای کارمندان، به یاد داشته باشید که شما حق دارید وقفه داشته باشید. این حق شماست و کارفرما موظف به رعایت آن است. اگر وقفه ای دریافت نمی کنید، با اشخاص حقوقی مناسب در ایالت خود تماس بگیرید.

3. «نه» بگویید و تفویض اختیار کنید

هر کس حد خود را دارد. ما به سادگی نمی توانیم هر کاری که مردم از ما می خواهند انجام دهیم. منجر به فرسودگی شغلی و اضطراب کاری خواهد شد. به همین دلیل بسیار مهم است که وقتی افراد می‌خواهند وظایف دیگری به شما محول کنند، قاطع باشید و «نه» بگویید.

به یاد داشته باشید، امتناع از انجام کارهایی که قادر به انجام آنها نیستید، اشکالی ندارد. و همچنین با تفویض وظایف. به خصوص اگر کسی باشد که بتواند کار را بهتر و سریعتر از شما انجام دهد.

4. تمرکز و جلوگیری از حواس پرتی

اعلان ها، پیام های پاپ آپ، ایمیل ها، همکارانی که دائماً با شما صحبت می کنند. همه اینها توجه شما را از کار دور می کند.

راه های زیادی برای متمرکز ماندن وجود دارد. می‌توانید گوشی خود را کنار بگذارید، اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی را خاموش کنید یا وب‌سایت‌های مزاحم را مسدود کنید. اما بهترین راه این است که تمرکز کنید و کاری را که باید انجام دهید انجام دهید. ارزش این را دارد که حضور خود را در رسانه های اجتماعی به حداقل محدود کنید زیرا زمان زیادی از شما می گیرد و ارزش زیادی برای زندگی شما به ارمغان نمی آورد.

5. هدف گذاری کنید

اهدافی را تعیین کنید و دقیقاً متوجه خواهید شد که به کدام سمت می روید. اهداف بخشی از فرآیندهای سازمانی هستند و در مدیریت زمان بسیار مهم هستند.

برای استفاده از هر تکنیک مدیریت زمان، نکته کلیدی در تعیین اهداف، اختصاصی بودن است. دیدهای بزرگتر را به اهداف ماهانه تقسیم کنید تا به آنها ضربه بزنید. نرم افزار OKR این فرآیند را برای تیم ها آسان می کند.

به عنوان مثال، اگر تصمیم گرفته اید امسال بوتیک آنلاین خود را راه اندازی کنید و هدف شما برای ترم تحصیل 80 هزار دلار درآمد است، اهداف این ماه ممکن است بستن قرارداد با 2 عمده فروش، استخدام یک کارآموز برای کمک به حمل و نقل و یافتن باشد. یک کانال بازاریابی با هزینه خرید کمتر از کانال فعلی شما.

اهداف مسیر شما را برای رسیدن به موفقیت تعیین می کنند. آنها پله های رهبر به سمت بالا هستند. اهداف، اهداف، اولویت ها و چشم انداز اصلی سازمان شما را تعیین می کنند. اما آنها همچنین در انجام سریعتر و مؤثرتر کارها مفید هستند. با این حال، تعیین اهداف بخش آسان است، چالش واقعی چسبیدن به آنها است. یکی از راه‌های اطمینان از اینکه همیشه در بالای اهداف تعیین‌شده خود باقی می‌مانید، نظارت بر آنها در ابزارهای قدرتمندی مانند Databox است. با استفاده از این ابزار داشبورد بصری، افراد و تیم ها می توانند به راحتی اهداف تعیین شده را در یک نگاه ردیابی، مدیریت و بررسی کنند.

6. چندوظیفه ای را متوقف کنید

بسیاری از پیشنهادات شغلی بیان می‌کنند که انجام چند کار یکی از مهارت‌های کلیدی داوطلب است. اما بهتر است چنین پیشنهادی را مستقیماً به سطل زباله بیندازید. حقیقت این است که انجام چند کار به مغز ما آسیب می رساند.

به نظر می رسد که انجام چندین کار به طور همزمان یک تکنیک مدیریت زمان عالی است. در واقع، بهره وری را به طور چشمگیری کاهش می دهد. مطالعه انجام شده در دانشگاه استنفورد نشان داده است که «وقتی آنها [چند وظیفه‌ای] در موقعیت‌هایی هستند که منابع اطلاعاتی متعددی وجود دارد که از دنیای بیرونی می‌آیند یا از حافظه بیرون می‌آیند، نمی‌توانند آنچه را که به آنها مرتبط نیست فیلتر کنند. هدف فعلی این شکست در فیلتر کردن به این معنی است که آنها توسط این اطلاعات نامربوط کند می شوند.”

یک کار را در یک زمان انجام دهید تا متمرکز و درگیر کار خود بمانید.

7. زمان خود را اختصاص دهید

آیا می دانید چقدر برای کارهای خاص وقت می گذارید؟ گوچا! احتمالاً شما جزو اکثر افرادی هستید که نمی‌دانند هر روز چقدر زمان را به فعالیت‌ها اختصاص می‌دهند.

اگر بدانید چه مقدار از زمان خود را به وظایف، پروژه ها و فعالیت های مختلف اختصاص می دهید، می توانید روز کاری و گردش کار خود را بهتر سازماندهی کنید. ساده ترین راه برای انجام آن استفاده از نرم افزار ردیابی زمان است. این به شما کمک می کند تا تخمین های آینده را دقیقاً پیش بینی کنید و زمان را بهتر به وظایف جدید اختصاص دهید.